Preguntas frecuentes : Administración de fondos de servicios educativos


 1. El Decreto 4791/08 no se refiere a la caja menor y derogó el 1857/02 que lo autorizaba, ¿este instrumento indispensable para las compras menores del establecimiento educativo, está vigente o no? Y si no, ¿cómo hace el rector para realizar estas compras?

La caja menor es un mecanismo de administración ágil y eficiente que sigue vigente y que se constituye de acuerdo con la Ley Orgánica de Presupuesto, solamente para sufragar gastos definidos e identificados como URGENTES E INDISPENSABLES. Para el uso de los recursos a través de las cajas menores, se deben aplicar los principios de eficiencia, economía y transparencia. Así mismo, se debe atender la reglamentación que para tal fin expidan las entidades territoriales certificadas. Fecha Actualización: 28 de junio de 2013 - Sub. de Monitoreo y Control.

 El Decreto 4791 de diciembre de 2008 menciona que las instituciones deben contar con pagador o persona que ejerza las funciones de tesorería, ¿estos pagadores o tesoreros pueden ser contratados por la institución educativa

No, los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal. La entidad territorial certificada debe ajustar el manual de funciones respecto de quien debe ejercer la función de tesorería o pagaduría del Fondo de Servicios Educativos y fijar el perfil del servidor que deba asumir tal competencia. Fecha Actualización: 28 de junio de 2013 - Sub. de Monitoreo y Control.

 La institución educativa recibe unos intereses en la cuenta de ahorro que maneja. ¿Qué debemos hacer con esos intereses?

Los intereses que generen la cuenta bancaria donde se administran los recursos de gratuidad deben ser incorporados al presupuesto de ingresos del Fondo de Servicios Educativos – FSE – de la institución educativa, como recursos de capital. Fecha Actualización: 28 de junio de 2013 - Sub. de Monitoreo y Control.

 ¿A quién debe presentarle mensualmente el rector el informe de ejecución de recursos del fondo de servicios educativos, (Art. 6º Numeral 5º)?

El rector debe presentar mensualmente el informe de ejecución al Consejo Directivo. Adicionalmente dicha ejecución debe publicarse en un lugar visible y de fácil acceso del establecimiento para el conocimiento de la comunidad educativa. No obstante, cada secretaría de educación certificada en el reglamento correspondiente puede definir la periodicidad con que dichos informes deben ser remitidos a la entidad respectiva para su seguimiento, sin perjuicio de los informes solicitados por las entidades de control y vigilancia. Fecha Actualización: 28 de junio de 2013 - Sub. de Monitoreo y Control.

 ¿A qué nivel de desagregación debe ser aprobado el presupuesto por parte del Consejo Directivo?

Los rectores o directores de los establecimientos educativos al elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos, deberán observar lo establecido en la Ley Orgánica de Presupuesto y el Artículo 14 de la Ley 715 de 2001. El nivel de desagregación del presupuesto del fondo de servicios educativos debe contener: el presupuesto de ingresos a nivel de grupos e ítems de ingresos, y el de gastos debe desagregarse en funcionamiento e inversión; a su vez, el funcionamiento debe presentar los rubros - para contratación de servicios técnicos profesionales (artículo 11 Decreto 4791 de 2008), gastos generales y transferencias- y la inversión por proyectos. Dicho presupuesto se debe presentar totalmente desagregado de acuerdo con el plan general de cuentas de la entidad territorial y de no existir, con el plan general de cuentas del Estatuto Orgánico de Presupuesto, para estudio y aprobación por parte del Consejo Directivo. Dicha aprobación se constituye en la liquidación del mismo. Fecha Actualización: 28 de junio de 2013 - Sub. de Monitoreo y Control.

 ¿Con los recursos de gratuidad la institución educativa puede sufragar los gastos de capacitación de docentes, directivos docentes y adminsitrativos?

La capacitación es una responsabilidad de las entidades territoriales certificadas tanto de los docentes y directivos docentes como del personal administrativo que labora en los establecimientos educativos y debe atenderse con las apropiaciones presupuestales previstas para el efecto. Fecha Actualización: 28 de junio de 2013 - Sub. de Monitoreo y Control.

 ¿Con recursos de los FSE se puede reconocer viáticos al rector de la institución educativa?

Con recursos del FSE está prohibido financiar gastos inherentes a la administración de personal (Ver artículo 13 del Decreto 4791 de 2008). El desplazamiento del rector fuera de su sede habitual de trabajo, para realizar actividades propias de su cargo, debe estar autorizado mediante resolución expedida por la Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada, en la cual se debe indicar si hay derecho al reconocimiento de viáticos, de acuerdo con la reglamentación expedida por la entidad territorial, los cuales serán cancelados con cargo a la misma fuente de recursos por los cuales se pagan los salarios del comisionado. Fecha Actualización: 28 de junio de 2013 - Sub. de Monitoreo y Control.

 ¿De acuerdo con el Decreto 4791/08, quién debe constituir la póliza de manejo y cúal sería la cuantía a asegurar?

La administración pública en desarrollo de su gestión fiscal, le asiste la responsabilidad de asegurar en cuantías suficientes (por el valor real y actual) los fondos y bienes que administren o estén bajo su custodia. Por lo tanto, y de conformidad con el Artículo 15 del Decreto 4791/08, el establecimiento educativo deberá constituir una póliza de manejo equivalente por lo menos al valor presupuestado el año inmediatamente anterior y asegurar como mínimo la persona que tenga asignadas las funciones de tesorero. Teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades que le competen, es recomendable que la póliza cubra también al rector o director en calidad de ordenador del gasto. La Ley 42 de 1993, establece que corresponde a las contralorías verificar que los bienes del estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o fondo especial creado para tal fin. Fecha Actualización: 28 de junio de 2013 - Sub. de Monitoreo y Control.

 ¿El Decreto 4791 de 2008 no contempla dentro de sus gastos los siguientes ítems: comunicación y transporte, impuestos y contribuciones, gastos financieros, imprevistos?

En general los gastos a los que se refiere la pregunta deben ser incluidos, en el presupuesto del Fondo de Servicios Educativos en los rubros de funcionamiento correspondientes, y aprobado por el Consejo Directivo. Fecha Actualización: 28 de junio de 2013 - Sub. de Monitoreo y Control.

 ¿Qué se entiende por "sección presupuestal independiente para el ciclo complementario" en el Fondo de Servicios Educativos?

El rector al elaborar su presupuesto deberá diferenciar en el ítem de ingresos, los percibidos por concepto de derechos académicos del ciclo complementario. De la misma manera, dentro del presupuesto de gastos deberá apropiar los gastos asociados a horas cátedra para docentes del ciclo complementario, asegurándose que no superen los ingresos por concepto de derechos académicos del mencionado ciclo. Fecha Actualización: 28 de junio de 2013 - Sub. de Monitoreo y Control.

 ¿Si una escuela normal no puede pagar ni horas extras ni horas cátedra a sus docentes entonces a quién sí se les puede pagar por estos conceptos?

La entidad territorial certificada como nominadora es la competente para autorizar y pagar las horas extras de los docentes, directivos docentes y administrativos requeridas para el funcionamiento del establecimiento educativo. Los requerimientos de especialidades del ciclo complementario no cubiertas con la planta de personal asignada al establecimiento, serán cubiertas mediante horas cátedra asignadas a personal diferente de los servidores públicos de la planta de personal del sector educativo de la entidad territorial certificada y deben ser financiadas con los recursos percibidos en cada establecimiento por concepto de derechos académicos del ciclo complementario. Fecha Actualización: 28 de junio de 2013 - Sub. de Monitoreo y Control.

 ¿un colegio puede contratar con recursos del Fondo de Servicios Educativos al revisor fiscal?

El decreto 4791 de 2008, que reglamenta los Fondos de Servicios Educativos - FSE, no prevé la necesidad de un revisor fiscal en los establecimientos educativos estatales. En este orden de ideas no es viable contratar con recursos del FSE ese tipo de servicio. Fecha Actualización: 28 de junio de 2013 - Sub. de Monitoreo y Control.